Configurações

Guia Menu

Após o ajuste que integra o TOTVS Educacional ao WorkChat, a empresa poderá prosseguir com as demais configurações para iniciar interações via WhatsApp.

WorkChat > Configurações > Integrações

Na seção de Configurações, existem 4 abas com informações gerais sobre o funcionamento do sistema:

• Gerais
• Transferência Automática
• Contatos
• Termos de privacidade

Acompanhe o detalhamento de cada item do Menu de Configurações:

Guia Gerais

→Intervalo entre envio das mensagens agendadas (em segundos): então uma mensagem agendada pode ser enviada para:

• todos os contatos
• para um grupo de usuários
• ainda para pessoas identificadas por uma tag.

Dessa forma, o volume dos contatos que irão receber o comunicado pode ser alto.

Então como medida de segurança, para evitar que seja detectado como spam, sugere-se:

• A inclusão do tempo entre as mensagens entregues aos usuários. 

 Dica:

Por padrão, o campo fica salvo com 30 (trinta) segundos.

É prudente analisar o volume de dados que se espera enviar para então informar um tempo válido entre uma mensagem e outra.

Nota: Esse intervalo é necessário pois se não houvesse, as mensagens agendadas seriam disparadas 1 em 1 segundo para os contatos, isso seria facilmente configurada como spam pelo próprio WhatsApp, e isso resultaria com o número bloqueado.

→ Mensagem padrão novo chat (bem vindo): Assim este campo é destinado à descrição da mensagem de acolhida ao usuário que entra em contato com a empresa.

Use o campo de “Emoticons” para personalizar a conteúdo de acordo com o público alvo.

→ Mensagem padrão de encerramento ticket:  Assim use esse campo para elaborar uma mensagem geral de agradecimento pelo contato e finalização do atendimento.

Nota:

Contudo é importante lembrar que:

• Menu de “Configuração de Fechamento de Ticket“ existe a opção de “Forçar envio de mensagem de encerramento de ticket”.

Isso significa que você pode construir uma mensagem personalizada de desfecho para cada motivo de conclusão do atendimento e essa mensagem irá substituir a mensagem configurada neste campo.

Assim como:

• Se não houver motivo de fechamento com recado diferenciado, então será enviado os dizeres cadastrados nos parâmetros gerais.

Clique em “Salvar configurações“ para gravar os dados registrados.

Guia Transferência Automática

A transferência automática é ativada quando a necessidade do aluno não foi atendida ou por qualquer motivo não respondeu dentro de x minutos. 

Existem duas opções para Transferir ticket automaticamente é permitido a escolha de apenas uma alternativa:

→ Atendente: Assim nesse campo Atendente habilita com a listagem de todos os atendentes ativos para seleção de um único usuário para receber os tickets transferidos. 

 

→ Departamento: Então a definição de um setor indica que o ticket foi encaminhado para uma fila e quem dará continuidade ao atendimento será um dos colaboradores do departamento por meio do menu:

• “Chat“.

Em ambas situações é essencial informar qual o limite de Tempo de espera para transferir o ticket (em minutos).

E uma mensagem (Mensagem enviada após transferência) para informar ao aluno de que o atendimento dará seguimento com outro departamento ou atendente. 

Clique em “Salvar configurações” para gravar suas escolhas.

Guia Contatos

A cada novo usuário que entra em contato com a empresa pode ter o seu registro salvo automaticamente por meio da opção:

• Salvar contatos automaticamente quando novos clientes entrarem em contato.

→ Tipo de restrição de contatos: Exibir informações dos contatos e aprovar o acesso automaticamente.

Então essa opção requer uma solicitação ao usuário final os dados básicos, tais como:

• data de aniversário
• CPF
• e-mail
• e a autorização para que seus dados sejam salvos na plataforma.

Assim ao selecionar essa opção é possível personalizar a mensagem ao usuário no campo:

• Mensagem customizada para requisição dos dados do contato. 

Guia Termos de Privacidade

Então use essa opção para informar o link com os tempos de privacidade no campo abaixo:

Dessa forma, a empresa exigirá sempre que o usuário aceite o Termo de Privacidade para dar continuidade ao atendimento quando entrar em contato.